Comment préparer un déplacement professionnel ?

Le premier point important est la prévoyance. Quand il y a trop d’imprévus, il y est difficile de se concentrer sur ses tâches. Il est notamment nécessaire de définir des plages d’horaires précises, en hiérarchisant les tâches prioritaires. Il faut des moments distincts pour répondre à des mails urgents ou préparer des réunions, pour visiter la ville ou profiter du miracle morning… Voici nos conseils pour réussir l’organisation de vos déplacements professionnels.

Bien lire la politique de voyage de l’entreprise

Assurez-vous d’utiliser les conseils et les outils de réservation recommandés, la couverture d’assurance et les plafonnements de dépenses.

Pensez aussi trouver la bonne entreprise pour une location voiture courte durée, de préférence avec une option pour les professionnels.

Réserver une chambre d’hôtel le plus tôt possible

Les hôtels situés dans des villes qui accueillent fréquemment des voyageurs d’affaires affichent un taux d’occupation généralement supérieur à 70 %. Par conséquent, il est raisonnable de réserver votre chambre plusieurs semaines à l’avance – en moyenne, les voyageurs d’affaires effectuent leur réservation 17 jours à l’avance.

Préparer un agenda

Un itinéraire et un horaire bien pensés vous aideront à garder votre session de productivité quelle que soit votre destination. En même temps, votre emploi doit être suffisamment flexible pour vous permettre de faire face aux imprévus, mais également pour profiter de la ville.

Emporter des cartes de visite

Les cartes symbolisent l’identité de l’entreprise. Elles sont toujours utiles même si l’entreprise possède un site Internet bien fait.

Rester connecté à tout moment

Il est important de rester disponible et joignable vis-à-vis de vos supérieurs ou partenaires. Profitez-en aussi pour prendre des nouvelles de votre famille ou de vos amis proches. Utilisez les médias sociaux pour trouver de bons restaurants, les lieux à visiter et les activités populaires. Tirez le meilleur parti de votre temps libre pour vous ressourcer. Faites simplement attention à ce que cela n’impacte pas les plages d’horaires que vous aurez définies.

Utiliser les hashtags

Vous vous apprêter à assister à un séminaire ou une conférence avec des partenaires commerciaux ? Utilisez le hashtag de l’événement pour commencer à réseauter en ligne, bien avant votre départ. Le fait de discuter avec les autres participants à une conférence ou un séminaire permet notamment de gagner du temps. Les discussions seront d’autant plus productives que vous connaissez à l’avance leurs attentes, ce qui est pratique si vous deviez négocier avec de potentiels partenaires.

Ne jamais baisser la garde en matière de sécurité informatique

Avant votre départ, assurez-vous que vos appareils sont cryptés et que vos logiciels et applications sont à jour. N’oubliez pas d’effectuer une sauvegarde de vos données, de préférence sur Cloud.

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